ایمیل سازمانی چیست و چه ضرورتی برای کسب و کارها دارد؟

ایمیل سازمانی چیست؟ اگر به دنبال پاسخ این سوال هستید احتمالا کلمه ایمیل سازمانی را در جایی دیده‌اید و یا می‌خواهید از مزایا استفاده از چنین ایمیل‌هایی مطلع شوید. همانطور که می‌دانید در دنیای امروز اصلی‌ترین راه ارتباطی مردم ایمیل است. اکثر افراد زمانی که می‌خواهند در وبسایت خاصی ثبت‌نام کنند و یا با صاحب یک کسب‌وکار در کشوری دیگر ارتباط برقرار کنند از ایمیل استفاده می‌کنند.

در چنین شرایطی داشتن یک ایمیل سازمانی به شما یک وبجه جالب و جذاب می‌دهد. همچنین افراد مختلف معمولا به ایمیل‌های سازمانی بیشتر اعتماد می‌کنند و علاقه‌مند هستند که با شرکت یا سازمان مورد نظر قرار داد بهتری را ببندند. ایجاد ایمیل سازمانی بسیار ساده است ولی تاثیر فوق‌العاده‌ای را در اعتمادسازی بین کسب‌وکار و کارفرما را دارد. در این مقاله سعی داریم به طور کلی به ایمیل سازمانی و نحوه ساخت آن بپردازیم پس با ما همراه باشید.

ایمیل سازمانی چیست؟

ایمیل سازمانی در حقیقت ایمیلی است که به صورت اختصاصی برای سازمان شما طراحی شده است ولی می‌تواند با سرویس ایمیل هم تعامل برقرار کند. در حقیقت نام این مدل از ایمیل‌ها کاربران را به یاد سازمان شما می‌اندازد. از آن‌جایی که کاربران معمولا در هنگام بررسی حساب ایمیل خود اسم ایمیل‌ها را بررسی می‌کنند متمایز بودن شما در صندوق ایمیل کاربران می‌تواند باعث افزایش احتمال ارتباط دوباره کاربر با شرکت شما شود. زمانی که یک ایمیل سازمانی را ایجاد می‌کنید می‌توانید به راحتی خودتان را بدون هیچ هزینه‌ای به کاربران نشان دهید و اعتماد آن‌ها را جذب کنید.

فرمت مناسب برای ایمیل سازمانی چیست؟

برای این که استفاده از یک ایمیل سازمانی موفق باشد باید ابتدا ساختار مناسبی را برای آن در نظر بگیرید. در ابتدای ایجاد یک ایمیل تجاری دقت داشته باشید که نباید ایمیل مورد نظرتان از فرمت غلطی پیروی کند چرا که در این صورت تاثیر منفی در کسب‌وکار خودتان را شاهد هستید. اگر از ساختار مناسبی برای ایمیل خودتان استفاده کنید می‌توانید امیدوار باشید که به انتقال درست پیام کمک کرده‌اید.

فرمت صحیح ایمیل سازمانی باید شامل موارد زیر باشد:

• نام فرستنده
• نوار عنوان
• Preheader
• سلام و احوال پرسی
• بدنه ایمیل
• امضاء

چطور یک ایمیل سازمانی بسازیم؟

تا این قسمت از مقاله ایمیل سازمانی چیست به طور کلی با ساختار و فرمت این نوع ایمیل‌ها آشنا شدیم. حال بهتر است کمی با نحوه تولید ایمیل سازمانی نیز آشنا شویم تا بعد از مطالعه این مقاله بتوانید با استفاده از این ویژگی کسب‌وکار خودتان را رشد دهید.

برای تولید ایمیل سازمانی مراحل زیر را طی کنید:

1. با گرفتن یک نام دامنه شروع کنید

ابتدا باید یک دامنه برای خودتان تهیه کنید. نام دامنه شما باید با نام کسب‌وکارتان یکی باشد. این اولین اصل در ایجاد ایمیل سازمانی است و یک مسئله ضروری به حساب می‌آید. آدرس دامنه مورد نظر دقیقا بعد از آدرسی که تعیین کرده‌اید می‌آید. به عنوان مثال اگر نام دامنه شما 20script.ir باشد این دامنه به همراه یک @ بعد از آدرسی که مد نظر شماست اضافه می‌شود.

اگر وب‌سایت دارید می‌توانید از دامنه همان سایت برای انجام این کار استفاده کنید. اگر هم وب‌سایت در اختیار ندارید می‌توانید دامنه‌های رایگان موجود استفاده کنید. وب‌سایت‌های مختلفی هستند که چنین سرویسی را ارائه می‌دهند.

2. یک ارائه دهنده میزبانی ایمیل را انتخاب کنید

گام بعدی این است که به میزبانی ایمیل یا ارائه دهنده میزبانی وب مورد نظر خود بروید و با دنبال کردن اعلان های ثبت نام، یک حساب کاربری ایجاد کنید. به عنوان مثال می‌توانید از گوگل ورک‌اسپیس برای انجام این کار استفاده کنید.

3. یک نام کاربری برای ایجاد آدرس ایمیل کسب و کار خود اضافه کنید

در این مرحله باید به هاست خودتان مراجعه کنید و یا یک هاست تهیه کنید. سپس به تنظیمات هاست خودتان مراجعه کنید. در این بخش می‌توانید به راحتی از طریق تنظیمات اقدام به انتخاب نام کاربری برای ایمیل خودتان کنید. نام کاربری مورد نظر در حقیقت همان ابتدای ایمیل شما را تشکیل می‌دهد و می‌توانید از آن استفاده کنید. اگر از Google Workspace استفاده می‌کنید می‌توانید به راحتی از طریق تنظیمات حساب کاربری خودتان برای این کار اقدام کنید و ایمیل خودتان را ایجاد کنید.

داشتن ایمیل سازمانی ضروری است؟

جواب این سوال هم بله است و هم خیر! در صورتی که شما علاقه‌مند به ایمیل مارکتینگ در شرکت خودتان هستید می‌توانید از این طریق اقدام به ارسال و دریافت پیغام بین شرکت و مشتری مورد نظر خودتان کنید. همانطور که گفته شد ایمیل‌های سازمانی می‌تواند توجه افراد را تا حد لازم به خود جذب کند. در چنین شرایطی شما نیز می‌توانید اقدام به جذب مشتری‌های بیشتری از طریق ایمیل مارکتینگ کنید. اما در صورتی که علاقه‌ای به ایمیل مارکتینگ و ارسال و دریافت ایمیل بین خود و مشتریانتان نیستید ایمیل مارکتینگ نمی‌تواند برای شما مناسب باشد. در این شرایط ممکن است حتی یک بار هم از آن ایمیل استفاده نکنید پس خیلی خودتان را برای ایجاد ایمیل سازمانی به دردسر نیاندازید.

سخن آخر

در این مقاله سعی شد به طور کلی به سوال ایمیل سازمانی چیست پاسخ داده شود. همانطور که گفته شد ایمیل سازمانی با ظاهر مناسبی که دارد می‌تواند در جذب بالای مشتریان تاثیر فوق‌العاده‌ای را داشته باشد. در صورتی که علاقه‌مند به انجام این کار هستید می‌توانید از طریق مراحل گفته شده برای شروع چنین کاری اقدام کنید.

اگر از مطالعه این مقاله لذت بردید در بخش نظرات انتقادها و پیشنهادهای خودتان را با ما در میان بگذارید. شاد و موفق و پیروز باشید.